Mau WhatsApp kamu bisa balas pesan otomatis tanpa harus nunggu kamu online terus-menerus? Tenang. Di awal, kamu harus tahu dulu cara membuat pesan otomatis di WA pribadi dan juga pakai WhatsApp Business API. 

Kalau cuma pakai WhatsApp pribadi, ada beberapa trik simpel yang bisa bikin pesan otomatis bekerja, meski fiturnya nggak sekompleks WhatsApp Business. 

Kamu bisa pakai fitur bawaan WhatsApp Business Lite atau aplikasi pihak ketiga untuk mengatur balasan otomatis saat kamu sedang sibuk. 

Cara ini cocok buat kamu yang cuma ingin memberitahu teman, keluarga, atau kontak tertentu kalau kamu sedang nggak bisa membalas pesan langsung. Tapi untuk bisnis atau mengirim pesan lebih luas, beda lagi caranya. 

Mau tahu? Langsung cek sini. 

Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Pribadi atau Biasa

Kalau kamu masih pakai WA biasa atau WA pribadi, ikuti cara membuat pesan otomatis di WhatsApp biasa ini. Sebenarnya fitur balas otomatis tidak langsung tersedia, tapi ada trik yang bisa kamu gunakan: 

1. Gunakan Fitur “Away Message” lewat WhatsApp Business Lite

Jika tidak keberatan mengganti nomor pribadi ke WhatsApp Business Lite (masih versi gratis), kamu bisa manfaatkan fitur Away Message. 

Fitur ini memungkinkan kamu menyetel pesan otomatis ketika kamu sedang sibuk atau sedang tidak bisa membalas. Caranya mudah:

• Unduh WhatsApp Business sesuai OS ponselmu, kalau Android di Play Store, tapi kalau iOS di App Store. 
• Masukkan nomor WhatsApp lama kamu, atau buat nomor baru.
• Masuk ke menu Pengaturan > Alat Bisnis > Pesan Tidak Aktif.
• Aktifkan pesan otomatis dan atur jadwal pengiriman.
• Tulis pesan yang sesuai, misalnya: “Hai, aku sedang tidak online. Akan membalas pesanmu secepatnya.”

Ini cara paling simpel kalau kamu nggak mau repot install aplikasi pihak ketiga.

2. Pakai Aplikasi Pihak Ketiga (Auto Reply Apps)

Enggan pindah ke WhatsApp bisnis? Masih ada cara membuat pesan otomatis di WA biasa yang bisa kamu lakukan. Kamu bisa pakai aplikasi pihak ketiga yang memiliki fitur Auto Reply: 

• Install aplikasi pilihan kamu. 
• Berikan izin akses notifikasi agar aplikasi bisa membaca pesan masuk.
• Buat rule balasan otomatis, misal keyword tertentu atau balas semua pesan.
• Tulis template pesan yang akan dikirim otomatis.

Kelebihan dari cara membuat pesan otomatis di WA ini adalah kamu bisa menyesuaikan balasan dengan kondisi tertentu. 

Misalnya saja, membalas pesan “Hai” dengan “Halo, lagi sibuk nih. Balas sebentar lagi ya.”

3. Gunakan Fitur Broadcast untuk Mengirim Informasi Umum

Walau bukan balasan otomatis per individu, cara membuat pesan otomatis di WA web ini bisa membantu menyebar info penting ke banyak kontak sekaligus. Misalnya pengumuman jadwal, promo, atau info singkat lain.

Caranya:

• Buat list kontak di WhatsApp.
• Tulis pesan broadcast.
• Kirim ke semua kontak yang sudah kamu pilih.

Kekurangan dari cara membuat pesan otomatis di WA ini bukan balasan otomatis tiap ada pesan masuk, tapi bisa membantu kalau tujuan kamu sekadar menyebar info.

Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Business API

Mau menjalankan bisnis dan butuh WhatsApp yang bisa balas otomatis profesional? WhatsApp Business API adalah pilihan terbaik. 

Daripada WhatsApp biasa, API memungkinkan integrasi dengan sistem CRM, chat panel, dan fitur canggih lain. Mau tahu cara cara membuat pesan otomatis di WA bisnis? Cek sini:

1. Daftar ke Official Business Partner WhatsApp API

Langkah pertama adalah mendaftarkan bisnis kamu ke Official Business Partner WhatsApp API, misalnya melalui ChatOne by Rekan.ai. 

Pendaftaran ini penting karena WhatsApp hanya memberikan akses API ke bisnis yang terverifikasi.

ChatOne by Rekan.ai akan membantu seluruh proses pendaftaran, termasuk memastikan bisnis kamu bisa memanfaatkan semua fitur canggih WhatsApp, terutama pesan balas otomatis.

Setelah terdaftar, kamu akan memperoleh akses ke:

• WhatsApp Business API
• Fitur balas otomatis
• Integrasi dengan sistem CRM atau software lain yang mendukung bisnis

2. Ajukan Verifikasi Akun Facebook Business Manager

Kemudian, WhatsApp API membutuhkan akun Facebook Business Manager yang sudah diverifikasi. Ini langkah kedua yang harus kamu lakukan. Kamu perlu menyiapkan beberapa informasi dasar bisnis:

• Nama resmi bisnis
• Situs web
• Email bisnis
• Dokumen legal seperti SIUP, NIB, atau NPWP

Tim ChatOne by Rekan.ai akan membimbing kamu melalui proses verifikasi ini, sehingga kamu bisa fokus menyiapkan bisnis tanpa harus pusing soal teknis. 

Setelah terverifikasi, akun WhatsApp bisnismu sudah resmi dan siap untuk kamu gunakan dengan semua fitur API.

3. Lengkapi Profil WhatsApp Bisnis

Setelah akun yang kamu miliki sudah terverifikasi, langkah berikutnya adalah menentukan nomor WhatsApp yang akan digunakan untuk bisnis. 

Pilih nomor yang aktif dan bisa kamu akses setiap saat, karena nomor ini akan menjadi identitas utama akun bisnis kamu dan tidak bisa kamu ganti di kemudian hari.

Selanjutnya, lengkapi profil bisnis secara menyeluruh agar pelanggan mendapatkan informasi lengkap dan jelas. Pastikan profil mencakup:

• Logo dan nama bisnis yang mudah customer kamu kenali. 
• Alamat email resmi dan lokasi kantor atau toko.
• Katalog produk atau layanan yang kamu tawarkan.
• Jam operasional agar pelanggan tahu kapan mereka bisa menghubungi.

Selain itu, ChatOne by Rekan.ai akan membantu mengajukan tanda centang biru (verified) untuk akun WhatsApp bisnismu. 

Tanda ini bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan karena mereka tahu akun kamu resmi. 

Tim ChatOne juga memastikan integrasi WhatsApp ke CRM atau sistem internal bisnis kamu berjalan lancar, sehingga semua data percakapan bisa tersimpan rapi dan mudah untuk kamu akses. 

4. Login ke Chat Panel

Cara membuat pesan otomatis di WA selanjutnya yakni tinggal login ke chat panel. 

Panel ini berfungsi sebagai pusat kendali untuk semua pesan masuk dan pengaturan balasan otomatis.

Di chat panel, beberapa hal penting yang perlu kamu perhatikan:

• Supervisor bisa memantau seluruh pesan masuk, membuat pengaturan template, dan menyesuaikan alur percakapan agar tim tetap bisa merespons pelanggan dengan cepat dan tepat.
• Agen hanya mendapatkan akses untuk membalas pesan sesuai peran mereka, sehingga tanggung jawab terbagi dengan jelas dan tidak terjadi kekacauan.
• Sistem kredensial nantinya akan terbagi berdasarkan peran, menjaga keamanan data dan memudahkan manajemen tim.

Dengan login ke chat panel, kamu bisa memantau interaksi pelanggan secara real-time, menyesuaikan balasan otomatis, dan memastikan semua proses berjalan sesuai standar pelayanan bisnis.

5. Buat Template Pesan Otomatis

Setelah login, saatnya membuat template pesan otomatis. Kamu bisa mendesain berbagai tipe balasan yang sesuai kebutuhan, seperti:

• Pesan selamat datang atau sapaan ketika pelanggan pertama kali menghubungi.
• Jawaban FAQ untuk pertanyaan yang sering muncul, misalnya jam operasional, harga produk, atau metode pembayaran.
• Balasan berdasarkan keyword tertentu yang dikirim pelanggan, misal kata “promo” atau “order”.

Bingung menyusun alur percakapan sendiri? Tenang. Tim ChatOne by Rekan.ai siap membantumu menyusun alur percakapan agar setiap pesan yang masuk dapat terjawab secara otomatis sesuai skenario.

Submit template yang sudah kamu buat ke panel ChatOne agar langsung aktif dan bisa digunakan tanpa menunggu lama. 

Dengan template ini, pelanggan mendapatkan respon cepat dan kamu tetap bisa fokus ke kegiatan lain tanpa khawatir ada pesan yang terlewat.

6. Testing Pesan Otomatis

Langkah terakhir adalah melakukan pengujian sistem balas otomatis. Kirim pesan ke nomor WhatsApp bisnismu layaknya seorang pelanggan, lalu periksa apakah balasan otomatis bekerja sesuai rencana.

Pastikan hal-hal berikut:

• Pesan balasan muncul sesuai alur dan template yang sudah kamu buat. 
• Balasan terkirim dengan cepat dan tanpa error.
• Semua pertanyaan dasar pelanggan bisa terjawab otomatis sehingga mereka merasa dapat pelayanan yang baik. 

Jika semua tes berhasil, sistem balas otomatis sudah siap kamu gunakan untuk melayani pelanggan setiap saat tanpa harus kamu online terus-menerus. 

Kalau ada pesan yang tidak sesuai atau template yang perlu penyesuaian, kamu bisa segera melakukan koreksi di chat panel atau meminta bantuan tim ChatOne by Rekan.ai untuk menyelesaikan masalah. 

Dengan begitu, pengalaman pelanggan tetap maksimal, sementara kamu bisa menghemat waktu dan fokus pada hal lain yang penting untuk bisnis.

Dapatkan Kemudahan Membuat Pesan Otomatis dengan ChatOne!

Sudah waktunya bisnismu pakai otomasi pesan agar tak perlu online terus-menerus untuk balas chat pelanggan. 

Dengan ChatOne by Rekan.ai, kamu bisa bikin pesan otomatis WhatsApp bisnis tanpa ribet. Semua balasan, template, dan alur percakapan bisa kamu atur dengan cepat, sehingga pelanggan tetap terlayani dengan profesional meski kamu sedang tidak online. 

Satu platform, semua beres. Yuk, pakai ChatOne!