Mengirimkan pesan di luar jam kerja kepada pelanggan adalah bagian dari profesionalitas. Berencana membuatnya? Ikuti contoh pesan di luar jam kerja yang kami sediakan di sini. 

Kamu jangan menganggap mengirim pesan tersebut untuk formalitas belaka. Soalnya, pelanggan akan menilai profesionalitas bisnismu dari sana. 

Selain itu, kredibilitasmu juga jadi taruhan karena pelanggan akan menilai kesan pertamamu. Kesan pertama yang muncul lewat chat ketika kamu tidak aktif itu, akan mempengaruhinya. 

Maka dari itu, kalau contoh pesan WA di luar jam kerja yang kamu gunakan sudah tepat, kredibilitas dan profesionalitas bisnismu bisa terangkat. Mau tahu contohnya? Cek!

10 Contoh Pesan di Luar Jam Kerja

Ingin tahu seperti apa contoh-contoh dari pesan ketika bisnismu tengah berada di luar jam kerja? Cek sini: 

1. Contoh Pesan Singkat dan Langsung

“Hi, terima kasih sudah menghubungi kami. Saat ini, sayangnya kami tengah berada di luar jam kerja. Kamu bisa tinggalkan pesan ya. Tim kami akan balas besok saat operasional dibuka.”

Kamu bisa menggunakan kata kata balasan otomatis WA bisnis ini kalau ingin memastikan pelanggan bahwa pesan mereka masuk. 

Kamu menyampaikan inti tanpa memaksa mereka membaca penjelasan panjang. Aku membuatnya tetap ramah supaya pelanggan tidak merasa diberhentikan. 

Format ini cocok untuk bisnis yang punya volume chat tinggi dan ingin pesan otomatis yang tidak mengganggu alur percakapan.

2. Contoh Pesan WA di Luar Jam Kerja

“Terima kasih atas pesannya. Tim sedang offline. Jam operasional kami pukul 09.00 sampai 17.00. Pesan kamu sudah masuk dan akan kami proses pada jam kerja tersebut.”

Kalau contoh pesan di luar jam kerja satu ini, bisa membantu pelanggan merencanakan harapan. 

Pada pesan ini intinya kamu mengatur ekspektasi secara eksplisit dengan menyebut jam.  Pesan seperti ini menurunkan potensi komplain saat pelanggan menunggu terlalu lama. 

Banyak bisnis jasa, layanan konsultan, atau pelayanan teknis menggunakan format seperti ini karena pelanggan mereka butuh waktu pasti, bukan sekadar janji akan dibalas nanti.

3. Pesan Permintaan Detail untuk Percepatan

“Hi, terima kasih sudah menghubungi. Tim sedang tidak aktif sekarang. Kamu bisa kirimkan nama dan kebutuhan kamu supaya tim bisa memproses lebih cepat begitu kami buka.”

Selanjutnya, ada format permintaan detail untuk percepatan. Format ini bekerja untuk bisnis yang butuh konteks awal. 

Kamu mendorong pelanggan mengisi detail sehingga proses penanganan di jam kerja lebih efisien. 

Contoh pesan di luar jam kerja ini sering dipakai oleh layanan tiket, servis barang, atau bisnis yang harus mengidentifikasi kebutuhan sejak awal. 

Dengan meminta detail, kamu memotong langkah analisis dasar yang biasanya memakan waktu.

4. Contoh Pesan untuk Toko Online yang Butuh Konteks Produk

“Hi, makasih sudah chat. Admin sedang offline. Kamu bisa kirim link produk atau kode barang supaya admin bisa cek langsung saat jam kerja dimulai.”

Banyak pelanggan toko online mengirim pesan tanpa konteks. Kalau admin harus bertanya ulang, antrean makin panjang dan waktu respons melambat. 

Dengan meminta link atau kode barang, kamu membantu admin menyiapkan jawaban lebih cepat. 

Format ini juga mempermudah pelanggan karena mereka hanya perlu menempelkan link yang sudah mereka buka.

5. Contoh Pesan Formal untuk Perusahaan atau Layanan Profesional

Kalau mau contoh pesan otomatis WA bisnis diluar jam kerja yang formal buat perusahaan maupun profesional memang harus hati-hati. 

Formatnya harus mempertahankan kredibilitas perusahaan tanpa terlihat kaku. Bahasa formal membuat percakapan terasa profesional. 

Bisnis B2B, kantor hukum, klinik tertentu, atau penyedia jasa konsultasi biasanya memilih format ini karena mereka perlu menjaga standar komunikasi yang konsisten dan stabil.

6. Contoh Pesan Arahkan ke FAQ untuk Mengurangi Beban Chat

“Hi, saat ini kami sedang di luar jam kerja. Kamu bisa cek FAQ untuk jawaban cepat sambil menunggu tim kembali aktif. Pesan kamu tetap kami simpan dan akan kami balas di jam operasional.”

Nah, untuk contoh pesan di luar jam kerja satu ini, sangat tepat untuk bisnis yang sering menerima pertanyaan yang sama. 

Dengan mengarahkan pelanggan ke FAQ, kamu menurunkan volume chat yang masuk tanpa mengabaikan mereka. 

Kamu juga memberi solusi sementara yang bisa mereka gunakan. Banyak bisnis digital, aplikasi, atau e-commerce menggunakan format seperti ini.

7. Contoh Pesan dengan Nuansa Empati

“Hi, terima kasih sudah menghubungi. Kami sedang tidak aktif sekarang. Kamu bisa tinggalkan pesan ya. Kami akan cek semuanya secepat mungkin begitu operasional dibuka.”

Tidak semua pelanggan datang dengan kebutuhan ringan. Ada yang membawa masalah besar atau butuh bantuan cepat. 

Dengan memberi sedikit sentuhan empati, kamu menjaga suasana tetap tenang. Format yang satu ini cocok untuk layanan edukasi, bisnis kreatif, atau layanan konseling non medis yang mengutamakan hubungan personal.

8. Contoh Pesan untuk Layanan yang Mengandalkan Bukti Visual

“Hi, terima kasih sudah menghubungi. Tim sedang offline. Kamu bisa kirim foto atau bukti terkait supaya tim bisa menilai kondisi lebih cepat saat buka.”

Punya bisnis servis, bengkel, perbaikan gadget, dan reparasi rumah? Kamu butuh banget konteks visual. 

Dengan meminta foto sejak awal, kamu menghindari percakapan yang tertunda karena foto baru dikirim setelah tim kembali online. Pesan ini mempercepat diagnosis awal dan memudahkan tim menyiapkan jawaban yang tepat.

9. Contoh Pesan Arahkan Pelanggan ke Channel Alternatif

Selanjutnya, kadang bisnis punya channel yang lebih cocok untuk pesan panjang atau kebutuhan mendesak, misalnya email atau form support. 

Contoh pesan di luar jam kerja ini membantu pelanggan tetap bergerak meskipun chat sedang offline. 

Pesan tetap sopan, tetapi memberikan opsi tambahan agar pelanggan tidak berhenti hanya karena channel utama tidak aktif.

Berikut ini teksnya: 

“Kami sedang offline di jam ini. Kalau kamu butuh respons lebih cepat, kamu bisa kirim email ke alamat kami. Pesanmu tetap masuk dan akan kami balas saat jam operasional.”

10. Contoh Pesan Diluar Jam Kerja Lucu

“Hi, terima kasih sudah nge-chat. Admin lagi tidur cantik di luar jam kerja. Tinggalkan pesan ya, nanti pas bangun kami balas pesannya. Sabar, ya. Jangan marah dulu.”

Pesan ini bisa kamu pilih karena ada informasi penting dan humor. Kamu bisa memberi tahu pelanggan kalau sedang tidak aktif dalam kalimat “admin lagi tidur cantik.”

Tangani Semua Pelanggan Saat Kamu Tidak Aktif dengan ChatOne!

Setelah kamu melihat berbagai contoh pesan otomatis di luar jam kerja, waktunya cari alat yang tepat untuk menangani pesan mereka meski kamu sedang offline. 

Jangan biarkan pelanggan menunggu atau kehilangan kesan baik karena balasan lama. Di sinilah ChatOne by Rekan.ai hadir sebagai solusi.

Dengan AI Agent pintar dari ChatOne, setiap chat masuk akan terjawab otomatis, baik pertanyaan umum, rekomendasi produk, maupun follow-up leads yang sempat tertunda. 

Semua percakapan dari WhatsApp, Instagram, Messenger, hingga email bisa dikelola dari satu dashboard terintegrasi, sehingga kamu tetap bisa pantau dan kontrol interaksi tanpa harus online terus. Yuk, pakai ChatOne sekarang!