Kebanyakan pelanggan jaman sekarang cenderung memilih pindah ke lapak lain jika pesan mereka lama direspon. Maka dari itu, berbagai bisnis kini menerapkan cara auto reply WA untuk mengoptimalkan layanan.

Seperti namanya, auto reply berfungsi memberikan balasan otomatis untuk setiap pesan masuk. Fitur ini memungkinkan bisnis beroperasi secara lebih efisien sekaligus memastikan pelanggan segera mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Cara Auto Reply WA Bisnis

Untuk mengatur auto reply WA Business, berikut beberapa opsi yang bisa Anda gunakan:

1. Cara Auto Reply WA Business

WA Business merupakan aplikasi WA yang dirancang khusus untuk bisnis kecil. Aplikasi ini memiliki pengaturan yang mudah dan dilengkapi dengan fitur bawaan auto reply basic. 

Berikut cara mengatur pesan auto reply di WA Bisnis:

• Pertama-tama, buka aplikasi WA bisnis dan tap pada ikon titik tiga di sudut kanan atas
• Kemudian tap pada fitur “Bisnis” atau “Business Tools”, lalu pilih opsi “Balas Cepat” atau “Quick Replies”
• Setelah itu, tap ikon (+) untuk membuat pesan cepat sesuai keinginan
• Lanjutkan dengan mengetikkan pesan yang ingin Anda gunakan sebagai balasan otomatis. Biasanya, pesan cepat ini berupa salam, pesan di luar jam kerja, dan balasan cepat untuk pertanyaan umum.
• Selanjutnya, Anda bisa menentukan pengaturan pintasan keyboard dengan cara tap “Pintasan” atau “Shortcut”
• Setelah semua selesai, simpan pengaturan auto reply dengan tap tombol “Simpan”

Sebagai catatan, pesan balas cepat menggunakan fitur auto reply tidak mendukung media di WA desktop atau web.

Baca Juga: 5 Cara Mengurangi Waktu Respons Customer, Efektif!

2. Cara Auto Reply WhatsApp Business API

WhatsApp Business API dirancang untuk kebutuhan bisnis yang skalanya besar dan memerlukan komunikasi volume tinggi. Versi WA ini menyediakan berbagai fitur otomatisasi yang lebih canggih.

Untuk menggunakan auto reply dari WA Business API, ikuti langkah-langkah berikut:

• Pertama, Anda perlu terlebih dahulu bermitra dengan BSP (Business Solution Provider) WA API. Pihak BSP akan membantu pendaftaran dan aktivasi WA Business API.
• Setelah aktivasi selesai, lengkapi profil bisnis lalu akses dashboard atau chat panel dari BSP.
• Buka menu “Setting”, lalu pilih opsi “Auto Reply”
• Selanjutnya, Anda bisa memasukkan pesan yang nantinya digunakan sebagai balasan otomatis

Penggunaan WA Business API memang lebih tricky daripada WA Business standar. Hal ini karena versi API tidak memiliki interface bawaan. Jadi, untuk mengakses fitur-fitur yang tersedia, Anda perlu menggunakan pihak ketiga atau BSP.

Sementara cara pengaturan auto reply berbeda tergantung pada BSP yang Anda gunakan.

3. Cara Setting Auto Reply WA dengan ChatBot

Cara buat WA auto reply yang selanjutnya yaitu menggunakan ChatBot. ChatBot merupakan aplikasi bot responder yang bekerja otomatis membalas pesan masuk WhatsApp. Aplikasi ini juga bersifat multifungsi dan selalu aktif 24/7. 

Berikut cara membuat auto reply menggunakan ChatBot:

• Langkah pertama adalah mendaftar ke WhatsApp Business Platform atau bekerjasama dengan BSP.
• Selanjutnya, tentukan tujuan penggunaan dengan jelas, misalnya untuk membantu pelanggan memesan tiket. 
• Pihak BSP akan memberikan panduan untuk melakukan setting parameter percakapan dengan pelanggan. Dalam tahap ini, Anda perlu menentukan alur percakapan umum dan jawabannya.
• Integrasikan ChatBot dengan software manajemen yang bisnis gunakan, seperti CRM.
• Terakhir, aktivasi respon otomatis oleh agent

Baca Juga: 7 Cara Menangani Banyak Percakapan WA Paling Praktis! 

4. Cara Auto Reply WA dengan Agent AI

Agent AI merupakan program canggih yang berfungsi untuk otomatisasi percakapan di WhatsApp. Program ini memanfaatkan teknologi AI (Artificial Intelligence), NLP (Natural Language Processing), dan ML (Machine Learning).

Berbeda dari ChatBot, Agent AI mampu memahami konteks dan menghasilkan respon yang lebih natural seperti manusia. Berikut langkah-langkah mengatur auto reply dengan agent AI:

• Pertama-tama, Anda perlu memetakan alur percakapan secara umum, mulai dari salam, memberikan opsi layanan, hingga merespon
• Langkah kedua yaitu melatih agent AI dengan cara memberikan informasi penting seperti catatan riwayat pelayanan pelanggan, FAQs (Frequently Asked Questions), informasi produk dan spesifikasi.
• Tahap selanjutnya adalah melakukan testing (pengujian) agent AI. Caranya bisa dengan tes internal dalam tim maupun mengadakan beta test dengan sejumlah pelanggan.
• Perilisan dan monitoring agent AI. Bisnis bisa mulai integrasi agent AI dalam skala yang terbatas, misalnya segmen pelanggan tertentu.

Perbedaan ChatBot dan Agent AI

Chatbot dan agent AI sama-sama merupakan sistem otomatisasi WhatsApp berbasis AI. Meskipun begitu, keduanya memiliki beberapa perbedaan signifikan, yaitu:

• ChatBot lebih fokus pada tugas spesifik, seperti menjawab FAQ dan status pesanan. Sementara itu, agent AI bisa memahami beragam konteks.
• Penggunaan ChatBot dapat menghandle tugas-tugas sederhana untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Sedangkan, agent AI mampu menghasilkan respon cerdas untuk menangani berbagai tugas.
• Skalabilitas ChatBot sangat terbatas karena hanya memberikan respon berdasarkan jawaban yang sudah ditentukan. Sedangkan agent AI memiliki kemampuan belajar dari interaksi dengan pelanggan.

Baca Juga: 4 Cara Pakai AI untuk Chat WA, Bisa Balas Chat Non-Stop!

Itulah beberapa cara auto reply WA yang efektif untuk mengoptimalkan pelayanan pelanggan. Bingung cari agent AI yang cerdas dan mudah dilatih? ChatOne solusinya!

ChatOne memiliki kecerdasan unggul untuk memahami berbagai konteks. Agent AI ini juga memberikan respon natural layaknya ngobrol dengan teman. Yuk, dapatkan ChatOne sekarang juga!