Salah satu jalan cepat untuk merespon pelanggan, yakni menggunakan fitur WhatsApp quick reply. Fitur ini memungkinkan kamu menjawab pertanyaan berulang dengan template pesan yang telah diatur. 

Alhasil, alur chat lebih rapi, waktu kerja lebih efisien, dan meminimalisir risiko pelanggan kecewa karena terlalu lama membalas. 

Kamu juga tidak perlu menambah beban tim untuk terus-terusan menjawab pertanyaan yang bisa ditebak. 

Sayangnya, masih belum banyak orang tahu tentang cara memanfaatkan fitur pada Whatsapp ini. Simak penjelasan selengkapnya berikut ini. 

Apa Fungsi Fitur Quick Reply?

Menghadapi ratusan bahkan ribuan pelanggan setiap hari tentu bisa sangat melelahkan, terutama ketika mereka menanyakan hal yang sama berulang kali.

Contoh pertanyaan yang sering ditanyakan adalah terkait jadwal buka, ketersediaan produk, informasi pengiriman, garansi, hingga metode pembayaran. 

Jika kamu harus mengetik jawabannya satu per satu, waktu dan energimu akan cepat tersedot habis. 

Di sinilah fitur quick reply WhatsApp Business menjadi solusi praktis. Fitur ini adalah jalan pintas menjawab pesan pelanggan menggunakan teks maupun media seperti gambar dan video. 

Kapasitas yang WhatsApp Business sediakan untuk membalas cepat pelanggan adalah sebanyak 50 pesan. 

Pikirkan dengan matang dan lakukan riset terlebih dahulu untuk memastikan semua jawaban yang dibutuhkan telah masuk. 

Tutorial Menggunakan WhatsApp Quick Reply

Cek cara menggunakan quick reply WhatsApp berikut supaya operasional bisnis menjadi lebih efisien dan hemat waktu. 

1. Mengatur Balasan Cepat

Pertama, buka aplikasi WhatsApp Business dan klik ikon titik tiga di pojok kanan atas. 

Pilih Fitur bisnis, lalu ketuk opsi “Balas Cepat” pada bagian fitur perpesanan. Setelah masuk, klik ikon “+” di pojok kanan bawah untuk menambahkan balasan cepat baru. 

Pada tahap ini, kamu bisa menuliskan teks ke kolom pesan, atau menyisipkan media seperti gambar dan video dengan menekan ikon kamera.

Jika isi pesannya sudah siap, langkah berikutnya adalah membuat pintasan agar kamu bisa menemukan balasan tersebut dengan cepat.

Caranya, cukup tuliskan karakter “/” di awal pintasan, lalu tambahkan kata yang mudah kamu ingat. 

Contohnya seperti “/jadwal”. Jangan lupa untuk klik “Simpan” agar balasan cepatmu siap digunakan kapan saja. 

2. Menggunakan Balas Cepat

Setelah kamu selesai mengatur WhatsApp quick reply, kini waktu mencoba untuk membalas pesan pelanggan. 

Ada dua cara yang bisa kamu pilih, yakni melalui menu lampiran atau langsung dari kolom input teks.

Jika dari menu lampiran buka chat pelanggan lalu ketuk ikon klip di samping ikon kamera. Setelah itu, pilih “Balas cepat”, dan daftar pesan yang kamu simpan akan muncul.

Pilih salah satu balasan, maka pesannya otomatis tampil di kolom chat. Kamu bisa mengeditnya terlebih dulu atau langsung mengirimnya jika sudah sesuai. 

Cara kedua adalah melalui kolom input teks yang biasanya lebih cepat. Cukup ketikkan tanda “/”, maka semua balasan cepat yang sudah kamu simpan akan muncul. 

3. Menghapus Balasan Cepat

Jika ada balasan cepat yang sudah tidak relevan atau jarang kamu gunakan, kamu bisa menghapusnya agar daftar quick reply tetap rapi dan tidak membingungkan. 

Caranya cukup sederhana. Buka menu fitur perpesanan, lalu pilih opsi “Balas Cepat”.

Temukan pesan yang ingin kamu hapus, kemudian ketuk dan tahan balasan tersebut. Setelah itu, tekan ikon tempat sampah untuk menghapusnya secara permanen. Balasan cepat pun akan hilang dari daftar dan tidak muncul lagi.  

Sebagai tambahan informasi, ada tips bermanfaat yang bisa kamu lakukan. WhatsApp Business sebenarnya dapat membuat balasan default secara otomatis berdasarkan informasi yang kamu isi pada profil bisnis. 

Jadi, fitur ini membantu kamu mengirimkan jawaban cepat untuk pertanyaan dasar seperti jam operasional atau alamat toko tanpa perlu membuat template manual. Supaya fitur ini berjalan optimal, lengkapi profil bisnis dengan detail. 

Mengapa Balasan Cepat Tidak Bisa Disimpan?

Ada kalanya kamu mengalami kendala saat mengakses fitur balas cepat dari WhatsApp Business karena pesan yang telah diinput tidak tersimpan. Melansir Pusat Bantuan WhatsApp, hal ini terjadi karena beberapa faktor berikut.

Pertama, kamu mungkin sudah melewati batas maksimal balasan cepat, yaitu 50 template. Jika jumlahnya lebih dari itu, WhatsApp Business tidak akan mengizinkan kamu menambah balasan baru.

Kedua, alasan lain kenapa quick reply WhatsApp tidak muncul yaitu karena format pintasan yang tidak sesuai. Panjang maksimum pintasan balas cepat adalah 25 karakter, jika kamu melebihi batas tersebut maka akan gagal tersimpan. 

Selain itu, menulis pintasan tanpa tanda garis miring “/” juga akan membuatnya tidak muncul. Kamu juga tidak boleh menyertakan spasi saat menulis pintasan. Contoh yang benar adalah “/jadwal” dan bukan “/ jadwal”

Ketiga, kamu mungkin memasukkan kata kunci yang tidak sesuai aturan. WhatsApp Business hanya memperbolehkan maksimal tiga kata kunci untuk setiap balasan cepat. 

Masing-masing kata kunci tidak boleh mengandung spasi, karakter nonabjad, atau nonnumerik. Selain itu, setiap kata kunci memiliki batas panjang maksimal 15 karakter. Jika salah satu aturan ini tidak terpenuhi, balasan cepat otomatis gagal tersimpan.

Keuntungan Memakai WhatsApp Quick Reply

Berikut sejumlah keuntungan yang akan kamu dapatkan dengan memakai fitur auto reply WhatsApp gratis. 

1. Mempercepat Respon

Dengan fitur balas cepat, kamu bisa mengirim jawaban hanya dalam hitungan detik tanpa harus mengetik ulang pesan yang sama berkali-kali. Kecepatan respon ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga membuat pelanggan merasa dihargai.  

2. Meningkatkan Konsistensi Pesan

Terkadang, setiap pelanggan bisa menerima tipe jawaban yang berbeda untuk pertanyaan yang sama. 

Untuk memastikan informasi tersebar merata, fitur balas cepat memungkinkan bisnis konsisten saat menjawab sehingga mampu menghindari perbedaan jawaban yang membingungkan.  

3. Mengurangi Beban Kerja

Menyimpan template balasan cepat untuk pertanyaan yang sering muncul dapat menghemat waktu dan energi yang biasa kamu gunakan untuk mengetik balasan satu per satu. Jadi, kamu bisa mengerjakan tugas lain supaya lebih produktif. 

4. Meminimalisir Risiko Salah Menjawab

Karena template balasan cepat sebelumnya telah disusun teliti, risiko salah memberikan informasi jadi lebih kecil. Kamu juga tidak perlu khawatir apakah ada typo yang bisa menimbulkan salah paham karena semua jawaban tersaji rapi.

Maksimalkan Komunikasi Bisnis dengan ChatONe

Setelah memahami cara kerja dan manfaat WhatsApp quick reply, langkah berikutnya adalah mengoptimalkan seluruh alur komunikasi bisnismu agar semakin efisien. 

Pertimbangkan untuk menggunakan ChatOne, platform CRM omnichannel dan customer service berbasis AI dari Rekan.ai. 

Melalui ChatOne, semua percakapan pelanggan dari berbagai kanal termasuk WhatsApp bisa mudah dipantau dalam satu dashboard. 

Selain itu, terdapat AI Agents cerdas yang bisa memberikan respon otomatis, merekomendasikan produk, dan upselling yang personal. 

FAQ

Apakah WhatsApp biasa bisa menggunakan fitur quick reply?

Tidak bisa. Hanya WhatsApp Business yang bisa menggunakan fitur quick reply atau balas cepat. 

Apa yang dimaksud fitur quick reply WhatsApp?

Quick reply adalah fitur balas cepat yang memungkinkan kamu menjawab pertanyaan berulang dengan template chat yang telah tersedia. 

Bisakah iOS menggunakan fitur quick reply dari WhatsApp?

Bisa. Baik pengguna Android maupun iOS dapat menggunakan fitur quick reply dari WhatsApp Business.