Selama ini banyak yang mengira bahwa fungsi sistem inventory hanya terbatas pada pencatatan jumlah barang saja. Padahal, inventory memegang peranan penting untuk memastikan perusahaan bisa senantiasa memenuhi permintaan pasar. 

Inilah yang membuat banyak pemilik usaha masih mengabaikan dan menyepelekan penggunaan sistem inventory yang akurat, canggih, dan modern. Karena tanpa sistem inventory, stok produk bisa mengalami kelebihan atau kekurangan. 

Lantas, apa sebenarnya fungsi dan manfaat dari adanya sistem inventory itu? 

Pengertian Sistem Inventory 

Sebelumnya perlu kamu pahami bahwa inventory atau persediaan merupakan sekumpulan barang yang dimiliki dan disimpan oleh perusahaan untuk menunjang kegiatan bisnis di masa depan. 

Barang tersebut dapat digunakan sebagai bahan produksi atau secara langsung perusahaan pasarkan ke konsumen. 

Nah, inventory menjadi bagian penting untuk operasional karena berkaitan langsung dengan permintaan pasar. 

Jenis inventory sendiri meliputi bahan baku, barang yang masih dalam proses, barang jadi, persediaan cadangan, sampai ke inventory transit. 

Sementara itu, sistem inventory adalah sebuah rangkaian sistem yang akan membantu proses pencatatan dan pemantauan persediaan usaha secara terstruktur. Lewat sistem ini, pergerakan barang bisa tercatat dan terpantau dengan lebih rinci.

Adanya sistem inventory yang tepat juga membantu mengurangi potensi human error pada pencatatan. Selain itu, juga bisa mempercepat proses operasional bisnis sehingga jauh lebih efektif dan efisien. 

Baca Juga: Perbedaan Aplikasi ERP dan CRM, Mana yang Lebih Baik?

Fungsi Sistem Inventory 

Tidak hanya untuk pencatatan, inilah sejumlah fungsi sistem inventory: 

1. Menjaga Usaha dari Kehabisan Stok atau Persediaan Barang 

Pertama, sistem inventory berfungsi untuk mengurang resiko terjadinya kasus kehabisan stok atau persediaan pada perusahaan. Karena kekurangan stok bisa menghambat laju produksi perusahaan. 

Bisnis pun akan kehilangan potensi penjualan dan akan mengarahkanmu pada kerugian. Oleh karena itulah, penting untuk memiliki sistem inventory yang tepat. 

2. Menjaga Stabilitas dari Harga Produk di Pasar 

Bagi perusahaan, sistem inventory yang tepat juga berfungsi untuk menjaga konsistensi dan stabilitas harga produk di pasar. 

Karena biasanya fluktuasi harga adalah hasil dari permintaan pasar yang tidak bisa dipenuhi oleh pasokan. 

Jadi saat pasokan selalu terjaga, maka harga tidak akan menjadi fluktuatif dan reputasi perusahaan pun bisa meningkat. 

3. Menjaga Kelancaran Produksi 

Fungsi sistem inventory selanjutnya adalah menjaga kelancaran produksi karena bahan baku selalu terjaga jumlahnya. 

Dengan begitu, perusahaan tidak akan mengalami kendala kapanpun produksi berlangsung. 

4. Membantu Efektivitas dan Efisiensi Pengelolaan Keuangan 

Tidak banyak orang sadari, bahwa sistem inventory yang efektif juga berpengaruh besar pada keuangan, bukan hanya soal barang. 

Karena ketika arus barang lancar dan cermat, pengelolaan arus kas perusahaan bisa berjalan dengan lebih baik. 

5. Memastikan Bisnis Selalu Bisa Memenuhi Permintaan Pasar 

Terakhir, fungsi sistem inventory adalah memastikan bisnis selalu bisa memenuhi permintaan pasar. 

Kondisi dan permintaan pasar memang selalu berubah, ada masa saat permintaan tinggi, tapi ada juga saat permintan rendah. 

Dengan sistem inventory yang tepat, perusahaan bisa senantiasa memenuhi permintaan pasar tersebut, karena stok yang selalu terjaga. 

Baca Juga: Jenis-Jenis Customer Service dalam Bisnis, Tak Cuma Frontline!

Manfaat Sistem Inventory 

Inilah berbagai manfaat dari adanya sistem inventory yang tepat untuk bisnis:

1. Kontrol Penuh ke Persediaan 

Penting bagi perusahaan untuk memiliki kendali dan kontrol penuh atas persediaan. Di sinilah manfaat dari sistem inventory bisa kamu rasakan secara maksimal, karena lewat sistem yang tepat, jumlah, ketersediaan, dan alur barang menjadi jelas. 

Artinya, kamu akan selalu memiliki bahan pengambilan keputusan yang valid terkait stok barang perusahaan. 

2. Memudahkan Sinkronisasi Stok di Marketplace 

Marketplace memang menjadi salah satu media yang efektif untuk menjual produk. Sistem inventory yang akurat tidak hanya membantu mengontrol ketersediaan barang, tapi juga memungkinkan sinkronisasi antar marketplace. 

Artinya, kamu bisa mencegah adanya kesalahan perhitungan stok barang antar platform yang bisa saja terjadi. 

3. Membantu Efektivitas Kegiatan Operasional 

Manfaat yang satu ini mungkin masih sering disepelekan oleh pemilik bisnis. Karena menganggap bahwa pencatatan inventory bisa dilakukan secara manual tanpa sistem yang jelas dan modern. 

Padahal, dengan sistem yang canggih dan akurat, kegiatan operasional bisnis bisa menjadi lebih cepat, praktis, dan minim human error. Dengan begitu, waktu dan tenaga bisa dialokasikan untuk aspek bisnis yang lain. 

Baca Juga: 5 Perbedaan Consumer dan Customer, Beda Peran dan Tujuan!

4. Membantu Menyediakan Data yang Lebih Akurat untuk Bisnis 

Keputusan bisnis memang harus berdasarkan pertimbangan, riset, dan data yang matang. Sebab, keputusan tersebut akan berpengaruh besar pada arah pengembangan bisnis. 

Nah, manfaat sistem inventory salah satunya adalah membantu menyediakan data yang lebih akurat. 

Karena ketika sistem cepat, canggih, dan modern, maka seluruh pergerakan stok atau barang bisa tercatat secara rapi. 

Dengan begitu, kamu bisa senantiasa mendapatkan data stok yang valid dan bisa menjadi bahan pengambilan keputusan bisnis. 

5. Menjaga Reputasi di Hadapan Konsumen dan Distributor 

Terakhir, sistem inventory pun bermanfaat untuk menjaga reputasi di hadapan konsumen dan distributor. 

Karena ketika kamu bisa selalu memastikan stok aman, konsumen dan distributor akan percaya dengan reputasi dan kredibilitas bisnis. 

Dengan begitu, distributor tidak akan ragu untuk tetap bermitra dan konsumen akan kembali menggunakan atau membeli produk. 

Sekarang kamu sudah paham kan apa saja fungsi sistem inventory itu? Sistem yang tepat memang bisa sangat berpengaruh pada kelancaran bisnis. Salah satu tips mengelola inventory adalah dengan memilih sistem yang modern dan canggih. 

Dalam hal ini kamu bisa menggunakan software POS terbaik, yaitu RekanBooks. Lebih dari sekedar aplikasi kasir dan POS, akan ada banyak plugin yang bisa kamu pakai untuk membantu pengelolaan inventory dan bisnis jadi makin efektif!