Membalas satu per satu pesan Whatsapp konsumen bisa membuat kamu kehilangan momen penting yang membuat penjualan mandek. Untuk itu, kamu perlu strategi follow up otomatis di Whatsapp yang lebih efektif dan efisien. 

Belum lagi jika bisnis kamu memiliki pesan masuk yang jumlahnya sampai ratusan per hari. 

Dengan follow up otomatis, kamu tidak perlu takut konsumen akan berpindah ke kompetitor karena jawaban yang lambat. 

Temukan strategi follow up yang tepat dalam artikel ini agar pelanggan puas dan penjualan bisnis kamu pun meningkat. 

9 Strategi Follow Up Otomatis di Whatsapp yang Efektif 

Momen adalah hal penting dalam meningkatkan penjualan, karena terlambat sedikit saja akan menghilangkan minat calon konsumen. Berikut ini strategi follow up customer efektif yang bisa kamu ikuti: 

1. Kenali Kapan Waktu yang Tepat untuk Follow Up 

Dalam follow up konsumen, ada waktu-waktu emas untuk memberikan jawaban yang harus kamu kenali. Menjawab di waktu ini akan meningkatkan peluang penjualan yang tinggi. 

Setidaknya ada beberapa waktu penting, antara lain setelah konsumen memulai chat seperti menanyakan ketersediaan stok atau harga. Selanjutnya adalah setelah melakukan order yang harus kamu tindaklanjuti hingga closing. 

Satu lagi waktu yang terpenting adalah follow up setelah konsumen mendapatkan dan menggunakan barang. Follow up ini penting untuk mengetahui tingkat kepuasan konsumen dan mencari tahu kemungkinan pembelian ulang. 

Baca Juga: 5 Cara Mengurangi Waktu Respons Customer, Efektif!

2. Siapkan Jadwal Broadcast

Menjadwalkan pesan broadcast juga menjadi strategi follow up otomatis di Whatsapp. Kamu bisa mengirimkan pesan pada konsumen yang sudah tidak lama aktif menanyakan produk atau melakukan transaksi. 

Banyak pesan broadcast yang bisa kamu kirimkan, mulai dari promosi produk lama atau baru, informasi diskon, atau bisa juga berisi sapaan. Pesan seperti ini bertujuan untuk menjalin hubungan kembali agar tidak terputus. 

Siapa tahu pesan yang kamu kirimkan mengingatkan kembali konsumen dengan produk yang sebelumnya mereka inginkan. Dengan begitu, kamu memiliki peluang untuk menambah transaksi penjualan. 

3. Manfaatkan Fitur Auto Reply Whatsapp 

Tidak ingin konsumen menunggu jawaban terlalu lama? Cara follow up lewat Whatsapp dengan cepat bisa menggunakan fitur auto reply. Fitur ini akan menjawab pesan konsumen secara otomatis. 

Trik menggunakannya adalah dengan menentukan dulu kapan jawaban akan diberikan dan seperti apa isinya. Soal waktu, kamu bisa mengaturnya pada saat konsumen pertama kali mengirimkan pesan atau di luar jam kerja. 

Jawaban yang bisa kamu atur antara lain, informasi jam buka, harga, produk yang tersedia, cara order, dan lainnya. Buat format jawaban yang ringkas, padat, dan jelas, sehingga konsumen tidak kebingungan. 

Fitur auto reply ini akan membantu kamu menyaring dan mengarahkan konsumen sesuai dengan kebutuhan. Jika menggunakan fitur ini sebagai follow up awal, konsumen tidak menunggu lama dan mempercepat proses penjualan. 

Baca Juga: 4 Cara Pakai AI untuk Chat WA, Bisa Balas Chat Non-Stop!

4. Gunakan Chatbot untuk Pesan Lebih Personal 

Selain fitur auto reply, kamu juga bisa mengandalkan chatbot untuk memberi jawaban yang dipersonalisasi. Chatbot akan menjawab semua pertanyaan konsumen dan bukan sekedar sapaan saja. 

Sistem akan menjawab layaknya manusia dengan menganalisis dan menyesuaikan karakter serta pertanyaan konsumen. Memanfaatkannya akan menjaga layanan bisnis tetap aktif meskipun tim sedang offline atau di luar jam kerja. 

Chatbot akan bekerja selama 24 jam sehingga mampu menghemat tenaga tapi tetap memaksimalkan waktu yang ada.

5. Integrasikan dengan Sistem Database Pelanggan

Agar follow up otomatis bekerja dengan optimal, kamu perlu mengintegrasikannya dengan sistem database pelanggan atau CRM. Data inilah yang akan membantu chatbot untuk menganalisis riwayat dan status pelanggan. 

Dengan begitu, chatbot akan selalu menjawab pertanyaan konsumen secara relevan dan terasa personal. Konsumen akan mendapatkan jawaban sesuai dengan kebutuhan masing-masing. 

Langkah ini juga dapat meminimalisir terjadinya kekeliruan dalam menerima pesanan yang biasanya terjadi pada agen manusia. 

6. Sesuaikan dengan Kebiasaan Konsumen 

Cara follow up customer di Whatsapp juga perlu menyesuaikan dengan kebiasaan konsumen. Jika sistem terintegrasi dengan CRM, maka akan lebih mudah untuk menyesuaikan kebiasaan tersebut. 

Contoh sederhana adalah memberikan jawaban pada waktu konsumen kemungkinan besar aktif, jadi bukan asal kirim. Dengan menjawab di waktu yang tepat kamu akan mendapat respon yang cepat pula. 

Peluang pesan dibaca konsumen akan semakin tinggi dan pelanggan merasa senang karena pesannya dijawab di waktu yang tepat. 

Baca Juga: 3 Cara Broadcast WA ke Banyak Nomor, Ada yang Lima Menit Beres!

7. Siapkan Pesan Pembuka yang Mengandung CTA 

Bagaimana dengan cara follow up customer yang belum transfer? Kamu tentu tidak ingin membuat konsumen merasa diburu-buru, tapi tetap bisa memenuhi kebutuhan penjualan dalam hal ini. 

Strategi yang bisa kamu manfaatkan selain menjawab dalam waktu yang tepat adalah isi pesan harus menggunakan pembuka yang mengandung CTA. Misalnya, dengan kata ‘ingat’ atau ‘ayo’ yang juga mengandung pesan mengajak. 

Pesan seperti ini akan menyampaikan tujuan halus mengingatkan konsumen untuk segera melakukan pembayaran. Jangan lupa tingkatkan juga urgensi pada kalimat terakhir pesan. 

Contohnya kata ‘sebelum terlambat’, ‘stok menipis’, atau ‘diskon terakhir’. Kata-kata ini akan membantu konsumen bahwa kesempatan mereka hanya berlangsung saat ini saja. 

8. Gabungkan Otomatisasi dengan Agen Manusia

Strategi follow up otomatis di Whatsapp bisnis bukan berarti kamu hanya sepenuhnya bergantung pada auto reply atau chatbot. Kamu juga perlu menerapkan sistem otomatisasi ke agen manusia. 

Cara ini akan membantu konsumen mendapat solusi yang lebih kompleks. Dalam pesan, chatbot akan menginformasikan konsumen akan mengarahkan chat ke agen manusia untuk penjelasan yang lebih detail. 

9. Evaluasi Performa Follow Up dengan Rutin

Bukan hanya memerhatikan cara follow up customer di Whatsapp dari segi waktu dan kata-kata saja, tapi juga soal evaluasi. 

Kamu sudah memiliki data riwayat pesan konsumen dan mampu mempelajari karakternya. Data ini sudah cukup untuk mengevaluasi follow up konsumen secara rutin. 

Evaluasi ini penting untuk mengenali mana strategi yang efektif dan tidak, serta menemukan strategi baru. Kamu bisa melakukan evaluasi bersama tim untuk mendapatkan informasi lebih lengkap dan akurat kembali. 

Dari hasil evaluasi ini, kamu bisa menentukan kembali waktu follow up, isi pesan, bahkan jadwal broadcast. 

Mau Follow Up Customer Lebih Mudah? Pakai ChatOne!

Menerapkan strategi follow up otomatis di Whatsapp bisnis dengan tepat akan membuat konsumen puas dan meningkatkan penjualan. 

Supaya strategi ini berhasil, kamu perlu ChatOne dari Rekan.ai yang akan menjawab puluhan bahkan ratusan chat setiap hari. AI agents akan bekerja menjawab seluruh pertanyaan konsumen yang sudah dipersonalisasi. 

Menggunakannya akan menghemat waktu dan tenaga untuk bisa follow up konsumen dengan cepat dan efektif! Yuk, pakai ChatOne demi kemajuan bisnismu di masa depan. 

FAQ

Apa itu automatic reply?

Fitur otomatis untuk menjawab pesan, salah satunya tersedia di Whatsapp bisnis. 

Bisakah Whatsapp mengirimkan pesan terjadwal? 

Ya bisa, baik untuk sesuai jam kerja atau di luar jam kerja. 

Apakah follow up otomatis menggantikan manusia? 

Tidak sepenuhnya, karena beberapa pertanyaan kompleks perlu penanganan agen manusia.